Nieves Ramos Sánchez-Mateos, Optimismus Coworking: cinco consejos para ahorrar costes en la oficina en la pre-vuelta al cole empresarial
La vuelta a la oficina ya no empieza en septiembre.
El momento en que autónomos y pymes preparan sus espacios para ahorrar costes es agosto.
Muchos piensan que agosto es un mes de pausa.
Pero es justo lo contrario: el momento de planificar el último cuatrimestre del año.
- revisar alquileres
- analizar costes fijos
- reorganizar equipos híbridos
- buscar espacios para reuniones y formaciones
“No esperamos a septiembre para recibir empresas interesadas en cambiar su forma de trabajar. Agosto se ha convertido en un mes de planificación en el que muchas organizaciones revisan sus gastos y descubren que pueden disponer de un espacio profesional mucho más flexible y eficiente”
Un cambio de modelo . Frente al alquiler tradicional, crecen las soluciones que permiten pagar únicamente por el espacio y los servicios que realmente se utilizan.
- incertidumbre económica
- consolidación del trabajo híbrido
- necesidad de adaptar el tamaño de las oficinas a equipos que ya no acuden todos los días
1 Sustituir una oficina tradicional por un despacho privado flexible
Gastos que permanecen, aunque parte del equipo teletrabaje varios días a la semana
- alquiler de una oficina
- suministros
- mantenimiento
- limpieza
- mobiliario
- internet
Los despachos privados dentro de un cotrabajo (coworking) permiten mantener la privacidad y la imagen profesional de la empresa, pero con costes ajustados..
“¿necesitas una oficina de gran tamaño durante todo el año?
¿o un espacio que pueda adaptarse al crecimiento o a los cambios de tu equipo sin asumir costes innecesarios?”
2 Compartir espacio cuando el equipo trabaja en distintos horarios
El auge del trabajo internacional también está cambiando la forma de utilizar las oficinas. Cada vez más profesionales trabajan con clientes o empresas de otros países con horarios diferentes al de España. En estos casos, compartir un despacho entre profesionales cuyos horarios apenas coinciden permite aprovechar mucho mejor el espacio.
“Ya no hablamos solo de compartir espacio, sino de hacerlo de forma inteligente.
Si dos profesionales desarrollan su actividad en franjas distintas,
ambos pueden disfrutar de un despacho adaptado a sus necesidades optimizando recursos”
3 Reservar salas solo cuando realmente se necesitan
Muchas empresas mantienen oficinas de gran tamaño únicamente para disponer de una sala de reuniones que utilizan de forma puntual.
Sin embargo, en el trabajo híbrido no es necesario mantener un espacio permanente para
- reuniones presenciales
- presentaciones comerciales
- entrevistas de selección
- jornadas de formación
Reservar salas únicamente cuando hace falta permite seleccionar la que mejor se adecue a las necesidades del momento:
- número de personas en la reunión
- dispositivos que se necesitan para desarrollar el trabajo de una forma óptima y cómoda…
Ventaja: versatilidad
- oficina convencional no podríamos elegir tan fácilmente una sala de reuniones. Nosotros seríamos los que nos tendríamos que adaptar a una sala estándar que no podemos ampliar o reducir
- espacio de coworking podemos elegir diferentes tamaños de salas de reuniones
4 Proyectar una imagen profesional sin incrementar los costes fijos
Una dirección comercial, la recepción de correspondencia o la posibilidad de recibir paquetes siguen siendo aspectos importantes para muchas pequeñas empresas y autónomos.
El cotrabajo permite acceder a estos servicios sin necesidad de mantener una oficina convencional. Además, contar con un espacio preparado para recibir clientes transmite una imagen mucho más profesional que trabajar exclusivamente desde casa.
“Cada vez más profesionales independientes buscan separar la gestión del negocio de la vivienda.
No solo por organización, sino porque disponer de una dirección profesional y unos servicios adecuados transmite confianza tanto a clientes como colaboradores”
5 Elegir una ubicación estratégica y práctica
- tiempos de desplazamientos
- facilitar las reuniones con clientes o proveedores.
- acceso 24 horas permite adaptar la jornada a distintos husos horarios o necesidades puntuales
