EY aconseja 5 pasos para afrontar la nueva legislación, aprobada esta semana en el Senado, y con las claves para preparar el estado de información no financiera

El Proyecto de Ley sobre información no financiera y diversidad, aprobado el pasado miércoles en el Senado, supondrá que las sociedades de capital y sociedades con más de 500 trabajadores que formulen cuentas consolidadas tendrán que reflejar en su informe de gestión los datos relativos al impacto medioambiental y social de todas sus sociedades dependientes, que serán además verificados por un tercero independiente.

EY aconseja 5 pasos para cumplir con la futura Ley y establece una metodología clave para preparar correctamente dicha información.

“España será con esta legislación un referente a nivel europeo al elevar los niveles de exigencia de transparencia y fiabilidad en el reporting de los datos. Además, el hecho de que la información reportada tenga que ser verificada por un tercero independiente incrementará, sin duda, la credibilidad y la confianza de las organizaciones ante los grupos de interés” Alberto Castilla, Socio de Gobierno y Responsabilidad Corporativa en EY

El año pasado 875 empresas españolas presentaron reportes de información no financiera, un 6 % más que en 2016. El 40% de las empresas del IBEX 35 han verificado con un tercero dicha información presentada junto a sus últimas cuentas anuales en base a estándares internacionales.

Recomendaciones de EY
1. Diagnóstico: Analizar cuáles son los requisitos del Proyecto de Ley que me faltan por cumplir e identificar si, además de la información sobre Políticas, están recopilando y publicando información sobre el rendimiento y los riesgos relacionados con aspectos medioambientales, sociales y relativos al personal, de derechos humanos, anticorrupción y soborno, así como sobre la sociedad en sus propias operaciones y en la cadena de valor.

• El 71 % de las empresas del IBEX 35 informa sobre el proceso de identificación de los asuntos clave para la compañía y sus grupos de interés.
• El 20 % reporta datos detallados sobre la identificación, evaluación y control de los riesgos no financieros.
• El 50% aporta datos sobre sus procedimientos para prevenir vulneraciones de los Derechos Humanos.
• El 77% publica información sobre sus procedimientos o normas contra la corrupción y el soborno.

2. Redacción de Políticas: En relación con los temas relevantes para los que aún no se ha formulado una Política en concreto, se debe determinar qué tipo de procesos o procedimientos se están aplicando en la compañía con carácter informal y, de esta manera, definir en qué casos se responderá a través de una Política formal (aprobada por el Consejo) o a través de una política a nivel operativo. Así, se debe determinar si la Política será elaborada y se reportará sobre ella o, por el contrario, se explicará el motivo de su ausencia.

3. Medición de resultados: Es fundamental analizar el progreso de las políticas con indicadores de desempeño cuantitativos (KPI) y compararlos en el tiempo.
El análisis de EY de la información que aportan las empresas del Ibex 35 pone de manifiesto que sólo el 34% de las empresas describe su estrategia de negocio con objetivos y métricas de seguimiento.

4. Reporting: Las empresas deben preparar y presentar un estado de información no financiera al mismo tiempo que el informe de gestión. En el caso de omitir ciertas cuestiones por no considerarlas relevantes, el Proyecto de Ley exige justificar expresamente esta decisión.
8 pasos a la hora de preparar el estado de información no financiera:
– Gobernanza: Es importante nombrar a un área o grupo de personas que se encargue de la elaboración de la memoria y de centralizar la información.
– Materialidad de la información: Analizar los temas relevantes de la información no financiera que se van a incluir y definir las métricas y KPI a publicar para gestionar el desempeño y mitigar los riesgos asociados.
– Petición y recogida de información: A la hora de solicitar la información a las áreas previamente identificadas es conveniente establecer unas fichas que agrupen los datos cuantitativos de cada una de las áreas.
– Análisis de la información recopilada: Se recomienda analizar la correcta recopilación de los datos y, para ello, se sugiere involucrar a los responsables de auditoría interna con el fin de asegurar la calidad y fiabilidad de la información reportada.
– Redacción del estado de información no financiera
– Verificación externa: La información ofrecida deberá ser verificada por un prestador independiente de servicios de verificación.
– Aprobación: El estado de información no financiera deberá ser firmado por todos los administradores de la sociedad obligada a formular las cuentas y el informe de gestión y éstos serán los que respondan de la veracidad de los mismos. Si falta la firma de alguno de ellos se debe explicar la causa.
– Publicación: La divulgación del documento debe ser gratuita, en la página web de la compañía, durante los primeros seis meses desde la finalización del ejercicio y deberá permanecer disponible al menos durante cinco años.

5. Verificación: El objetivo es obtener evidencias de que el estado de información no financiera está libre de cualquier error significativo.